Política de Tratamiento de Datos y Seguridad

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia, Totalisys College informa su política de tratamiento de datos y las medidas de seguridad aplicadas a la información que administra.

1. Responsable del tratamiento

Totalisys College, identificado por su representante legal según consta en el contrato de licenciamiento suscrito, actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales que el Cliente y sus usuarios (estudiantes, acudientes, docentes, personal administrativo) ingresen en la plataforma.

2. Datos que se recolectan

Dependiendo del módulo contratado, la plataforma puede tratar los siguientes tipos de datos:

• Datos de la institución: razón social, NIT, dirección, datos de contacto.
• Datos del representante legal y personal de contacto: nombre, identificación, correo, teléfono.
• Datos académicos: matrículas, calificaciones, asistencia, boletines, información curricular.
• Datos de estudiantes y acudientes: nombre, identificación, datos de contacto, información socioeconómica cuando aplique al módulo de admisiones o cartera.
• Datos de talento humano: hojas de vida, información laboral y de nómina del personal de la institución, cuando el Cliente tenga contratados los módulos correspondientes.

Totalisys College no recolecta ni solicita datos sensibles adicionales a los estrictamente necesarios para la prestación del servicio académico y administrativo contratado.

3. Finalidad del tratamiento

Los datos se tratan exclusivamente para permitir la operación del software contratado: gestión académica, administrativa, financiera y de recursos humanos de la institución cliente, según los módulos activos en su licencia. Totalisys College no utiliza los datos institucionales para fines comerciales propios, publicitarios, ni los comparte con terceros distintos a los estrictamente necesarios para prestar el servicio (por ejemplo, la pasarela de pagos utilizada para el cobro de la licencia).

4. Quién es el titular y quién es el propietario de los datos

Toda la información que el Cliente ingresa al software sigue siendo, en todo momento, de su exclusiva propiedad. Totalisys College actúa como encargado del tratamiento, alojando y procesando esa información en representación del Cliente y bajo sus instrucciones, no como propietario de la misma.

5. Derechos de los titulares (Habeas Data)

De acuerdo con la ley colombiana, los titulares de los datos personales tratados a través de la plataforma tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer estos derechos, el titular debe dirigirse directamente a la institución educativa correspondiente (responsable directo frente al titular), o a Totalisys College a través de contacto@totalisyscollege.com, indicando claramente la solicitud y aportando la información necesaria para verificar su identidad.

6. Medidas de seguridad

Totalisys College aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información alojada, entre ellas:

• Cifrado de contraseñas mediante algoritmos de hash seguros (bcrypt) — nunca se almacenan contraseñas en texto plano.
• Cifrado reversible (AES-256) para credenciales sensibles que el sistema necesita recuperar, como configuraciones de correo o pasarelas de pago.
• Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) entre el navegador del usuario y la plataforma.
• Control de acceso por roles y permisos dentro del software, limitando qué información puede ver o modificar cada tipo de usuario.
• Cada institución opera sobre su propio subdominio y su propia base de datos, aislada de la de otras instituciones clientes.
• Protección contra ataques comunes (fuerza bruta, inyección SQL, falsificación de solicitudes) mediante límites de intentos, validación de datos y buenas prácticas de desarrollo seguro.
• Copias de respaldo periódicas de la información, sujetas a la infraestructura de hosting contratada.

7. Tiempo de conservación de los datos

Los datos se conservan mientras el contrato de licenciamiento esté vigente, y durante el tiempo adicional que exija la normativa aplicable (contable, laboral, académica) o que sea razonablemente necesario para atender responsabilidades legales. Al terminar la relación contractual, el Cliente podrá solicitar la exportación o eliminación de su información, sujeto a dichas obligaciones legales de conservación.

8. Transferencia y transmisión de datos

Los datos son alojados en la infraestructura de hosting contratada por Totalisys College para prestar el servicio. Totalisys College no vende, alquila ni transfiere los datos institucionales a terceros con fines distintos a la prestación del servicio contratado.

9. Menores de edad

Dada la naturaleza educativa del software, la plataforma trata datos de estudiantes menores de edad, ingresados y administrados por la institución educativa (responsable directo frente al estudiante y su familia) en ejercicio de su función educativa y bajo las autorizaciones que la propia institución haya obtenido de los acudientes conforme a la ley. Totalisys College, como encargado del tratamiento, aplica las mismas medidas de seguridad descritas en esta política a este tipo de información.

10. Modificaciones a esta política

Esta política podrá actualizarse cuando sea necesario. La versión vigente siempre estará disponible en esta misma página.

11. Contacto

Para preguntas, solicitudes o quejas relacionadas con el tratamiento de datos personales, puede escribir a contacto@totalisyscollege.com.